Kodeks postępowania pracowników

Niniejszy „Kodeks postępowania” („Kodeks”) ma zastosowanie względem spółki VIL Ltd. oraz wszystkich jej spółek zależnych (zwanych łącznie „Spółką” lub „Velcro Companies”). Postanowienia Kodeksu mają zastosowanie względem członków zarządu, osób funkcyjnych i pracowników, jak również wykonawców, konsultantów i wszystkich osób upoważnionych do występowania w imieniu Spółki (celem ułatwiania dokonywania odniesień, w niniejszym dokumencie wszystkie takie osoby zwane są łącznie „pracownikami”). W swoim założeniu Kodeks nie ma ujmować każdej sytuacji, która może zaistnieć, ale ma służyć jako zbiór zasad ogólnych, którymi powinniśmy się kierować w swym postępowaniu. Nawet w sytuacjach, gdy nie ma sformułowanej wytycznej w Kodeksie, wszyscy pracownicy odpowiadają za kierowanie się zdrowym rozsądkiem oraz za utrzymywanie najwyższych standardów etycznych podczas podejmowania decyzji biznesowych.

Każda osoba, występująca w imieniu Spółki powinna dążyć do tego, by unikać nawet wywoływania wrażenia niewłaściwego zachowania. Przed podjęciem jakiegokolwiek działania, należy rozważyć następujące pytania:

• Czy to działanie jest zgodne z prawem i zasadami etyki?
• Czy będę działać w sposób sprawiedliwy i uczciwy?
• Czy takie działanie odpowiada zarówno duchowi, jak i literze Kodeksu?
• Czy takie działanie będzie sprawiać wrażenie właściwego z perspektywy innych osób?
• Czy można jednoznacznie stwierdzić, że po stronie Spółki nie pojawiłoby się zakłopotanie, gdyby to działanie stało się powszechnie znane w Spółce lub zostało podane do wiadomości publicznej?

Jeśli na każde z powyższych pytań nie padnie odpowiedź „tak”, nie należy podejmować takiego działania. Jeśli nie ma pewności, co zrobić, należy spytać … i pytać do czasu uzyskania pewności, że robi się to, co należy.

Nieprzestrzeganie postanowień Kodeksu stanowi poważne naruszenie regulaminu Spółki, za które będą nakładane stosowne środki dyscyplinujące, z uwzględnieniem rozwiązania stosunku pracy włącznie. Pracownicy mogą zostać poproszeni o przekazanie pisemnego poświadczenia, że otrzymali i zapoznali się z treścią Kodeksu. Kodeks nie jest jednak kontraktem i nie służy przyznawaniu żadnych specjalnych praw ani przywilejów jakiemukolwiek pracownikowi, ani przyznaniu większych lub mniejszych praw od tych, jakie zapewnia obowiązujące prawo ani też nie stanowi uprawnienia jakiegokolwiek pracownika do dalszego zatrudnienia przez Spółkę przez jakikolwiek konkretny okres lub na konkretnych warunkach. Spółka zachowuje prawo do jednostronnego wprowadzenia zmian do Kodeksu i regulaminów Spółki w dowolnym momencie, bez uprzedniego powiadomienia, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo.

Zgłaszanie wątpliwości:

W stosownych przypadkach pracowników zachęca się do zgłaszania podejrzeń naruszenia „Kodeksu postępowania” swojemu bezpośredniemu przełożonemu. W sytuacji, gdy rozmowy z przełożonym nie są postrzegane jako właściwe, pracownicy mogą kontaktować się z Departamentem Zasobów Ludzkich, Departamentem Audytu Wewnętrznego lub Departamentem Prawnym. Pracownicy mogą również zgłaszać podejrzenia naruszenia postanowień Kodeksu w trybie poufnym za pośrednictwem „Gorącej linii ds. zgodności z przepisami Spółki”, która jest monitorowana przez Komitet Kontroli naszego Zarządu.

W ramach gorącej linii proponuje się dwa sposoby zgłaszania problemów w trybie poufnym. Oba są dostępne w trybie całodobowym i całotygodniowym.

1. Zgłaszaj zastrzeżenia przez Internet na stronie (https://www.velcro.pl/nasze-zobowiazanie/infolinia-ds-zgodnosci/). Dostępne są opcje wyświetlania formularza zgłoszeniowego w preferowanym przez siebie języku.
2. Zgłaszaj zastrzeżenia telefonicznie korzystając z bezpłatnego numeru:

Kierownicy i przełożeni odpowiadają za zapewnienie przemyślanej i uzasadnionej reakcji na wszystkie takie skargi, które mogą wymagać konsultacji lub bezpośredniego skierowania do Departamentu Zasobów Ludzkich lub Prawnego.

Istotne jest, aby wszyscy pracownicy czuli się bezpiecznie i komfortowo, mówiąc o swoich obawach. Velcro Companies nie będzie tolerować żadnych form odwetu wobec pracowników ani innych osób za zgłaszanie w dobrej wierze ewentualnych naruszeń postanowień Kodeksu ani za udział w dobrej wierze w dochodzeniach w sprawach potencjalnych naruszeń postanowień Kodeksu. Każda osoba dokonująca działań odwetowych (lub podejmująca takie próby) będzie podlegać działaniom dyscyplinarnym zgodnie z postanowieniami regulaminów Spółki oraz obowiązującego prawa.

Dokonywanie zgłoszenia „w dobrej wierze” oznacza, że zgłoszenie jest, według najlepszej wiedzy, zgodne z prawdą oraz że podano wszystkie posiadane informacje. Niestety, program etyki może stać się przedmiotem nadużyć. Okazjonalnie, w imię „etyki”, pracownik może podejmować próby działania na szkodę lub zniesławiania innego pracownika poprzez składanie fałszywych oskarżeń, złośliwych plotek lub inne nieodpowiedzialne działania. Każdy, kto świadomie składa fałszywe oskarżenia lub podaje nieprawdę w trakcie prowadzonego dochodzenia, będzie również podlegać działaniom dyscyplinarnym, zgodnie z postanowieniami regulaminów Spółki i obowiązującego prawa. W przypadku podejrzenia, że jakaś osoba podejmuje wobec Ciebie działania odwetowe lub że dochodzenie prowadzone jest w sposób nieodpowiedni, fakt ten należy bezzwłocznie zgłosić, korzystając z dowolnych metod zgłaszania podanych w zarysach powyżej.

Rozwiązywanie problemów:

Po otrzymaniu zgłoszenia, Spółka zbada je bezzwłocznie i w sposób rzetelny. Wszystkie zgłoszenia będą traktowane jako poufne, w zakresie dopuszczalnym zgodnym z obowiązującym prawem. W oparciu o wyniki dochodzenia Spółka będzie podejmować działania naprawcze w zależności od okoliczności. Działania dyscyplinarne podejmowane z tytułu naruszenia postanowień niniejszego Kodeksu lub regulaminów Spółki będą się również różnić i będą uzależnione od charakteru i powagi naruszenia. Działania dyscyplinarne mogą obejmować działania naprawcze takie jak nagana ustna, nagana pisemna, zawieszenie lub rozwiązanie stosunku pracy. Niektóre naruszenia mogą być również zgłaszane organom ds. przestępczości lub organom cywilnym w zależności od wymogów i okoliczności.

Velcro Companies jest zobowiązana do przestrzegania wszystkich przepisów prawa pracy i zatrudnienia. Spółka jest pracodawcą oferującym równe warunki zatrudnienia, dążąc do zapewnienia środowiska pracy, w którym pracowników zatrudnia się, szkoli, wynagradza i awansuje w sposób wolny od nękania i dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, płeć, płeć kulturową, orientację seksualną, stan cywilny, wyznanie, status kombatanta, wiek, niepełnosprawność lub inną kategorię podlegającą ochronie. Wszyscy pracownicy i kandydaci do pracy będą traktowani sprawiedliwie, konsekwentnie i w sposób niedyskryminujący, w oparciu o kryteria merytoryczne i umiejętności. Oczekuje się, że pracownicy będą traktować się wzajemnie sprawiedliwie, uczciwie, z godnością i szacunkiem. Spółka wymaga od wszystkich dostawców i przedstawicieli podobnego zobowiązania w zakresie przestrzegania tych zasad. Spółka dąży również do utrzymywania środowiska pracy, w którym priorytet numer jeden przyznaje się zdrowiu i bezpieczeństwu, oprócz wytwarzania i sprzedaży produktów, które są bezpiecznie. Spółka dąży do posiadania bezwypadkowych miejsc pracy oraz zgodności ze wszystkimi oficjalnymi rozporządzeniami w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy. Spółka nie będzie tolerować nękania w miejscu pracy i będzie podejmować działania dyscyplinarne względem angażujących się w nie osób.

Zwalczanie nękania o charakterze seksualnym:

Velcro Companies żywi przekonanie, że wszyscy pracownicy mają prawo do pracy w środowisku wolnym od wszelkich form nękania o charakterze seksualnym. W Velcro Companies obowiązuje zakaz nękania o charakterze seksualnym, zarówno w biurze, w środowisku online jak i poza miejscami wykonywania pracy, z uwzględnieniem obiektów klienta lub sponsorowanych albo niesponsorowanych wydarzeń, imprez lub programów społecznych Velcro Companies lub też wydarzeń, imprez lub programów spółki innych niż społeczne. Velcro Companies zakazuje nękania o charakterze seksualnym również w okolicznościach, w których może to nie być uważane za niezgodnie z prawem na mocy obowiązujących przepisów. W przypadku wystąpienia nękania o charakterze seksualnym Velcro Companies będzie podejmować odpowiednie działania naprawcze, aby nie dopuścić do ich kontynuacji lub ponownego wystąpienia. Każda osoba, w przypadku której dojdzie do stwierdzenia, że angażowała się w nękanie o charakterze seksualnym będzie podlegać działaniom dyscyplinarnym, z uwzględnieniem, bez ograniczeń, rozwiązania stosunku pracy.

Zwalczanie dyskryminacji:

Velcro Companies popiera nasze zobowiązanie do utrzymywania środowiska pracy stanowiącego przykład kultury wolnej od niezgodnej z prawem dyskryminacji jakiegokolwiek rodzaju. Niezgodna z prawem dyskryminacja zasadniczo obejmuje zatrudnianie, awansowanie, dyscyplinowanie, zwalnianie oraz inne działania wpływające na warunki zatrudnienia motywowane niewłaściwymi przesłankami w związku z rasą, kolorem skóry, pochodzeniem narodowościowym, płcią, płcią kulturową, orientacją seksualną, stanem cywilnym, wyznaniem, statusem kombatanckim, wiekiem, niepełnosprawnością lub jakimkolwiek innym czynnikiem w zakresie chronionym przez prawo zapobiegające dyskryminacji. W związku z faktem ciągłego promowania praktyk dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa w naszej społeczności, pracownicy nie będą zwalniani, poddawani działaniom dyscyplinarnym ani dyskryminowani ze względu na kwestie związane z COVID-19. Będziemy starać się wspierać i chronić dobrostan naszych pracowników, gości, dostawców i klientów.

Ochrona danych osobowych:

Velcro Companies dąży do odpowiedniego obchodzenia się z danymi osobowymi pracowników, wykonawców, klientów oraz innych stron, zgodnie z obowiązującym prawem. Do danych osobowych pracowników i wykonawców można zaliczyć:

• numery identyfikacyjne wystawione przez rząd
• historię medyczną lub powody niepełnosprawności
• informacje na temat wynagrodzenia lub świadczeń oraz oceny pracownicze

W przypadku, gdy charakter Twojej pracy pozwala na dostęp do danych osobowych, Twoim obowiązkiem jest korzystanie z dostępu do takich danych tylko wówczas, gdy jest to konieczne do wykonywania pracy w sposób zgodny z zasadami etyki i prawa. To oznacza również, że nie można udostępniać takich informacji innym osobom, z uwzględnieniem współpracowników, chyba, że wynika to z potrzeby związanej z działalnością. Ciąży na Tobie także odpowiedzialność za niedopuszczanie do nieuprawnionego ujawnienia oraz za zapewnienie przechowywania, przekazywania i usuwania takich danych w odpowiedni sposób. Wszystkie dane osobowe należy traktować zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności oraz postanowieniami regulaminów Spółki, a pracownicy są zobowiązani do bezzwłocznego zgłaszania wszelkich naruszeń bezpieczeństwa jakichkolwiek danych osobowych. Prosimy o kontakt z Departamentem Prawnym, aby uzyskać więcej informacji na temat wymogów dotyczących sposobu, w jaki można wykorzystywać dane osobowe.

Unikanie konfliktów interesów:

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do podejmowanie bezpiecznych decyzji biznesowych będących w najlepszym interesie Spółki, które będą podejmowane bez wpływu ich własnych interesów lub korzyści osobistych. Należy unikać każdego konfliktu, jak również nawet wrażenia konfliktu pomiędzy własnymi interesami osobistymi a interesami Spółki. Konflikt występuje wówczas, gdy interesy, obowiązki, zobowiązania lub działania własne lub członków rodziny pozostają lub mogą pozostawać w sprzeczności lub niezgodności z interesami Spółki lub gdy podejmowane działania, które sprzyjają komuś osobiście, mogły być postrzegane jako działania Spółki. Pracownicy powinni również zachowywać czujność i unikać sytuacji, w których mogą powodować naruszanie lub sprawianie wrażenia naruszania przez pracowników klienta regulaminów własnych lub ich norm postępowania. Konflikty interesów narażają naszą Spółkę za wzmożone zainteresowanie i krytykę i mogą podważać wiarygodność Spółki oraz zaufanie, które inni w nas pokładają.

Bez uprzedniego pisemnego zatwierdzenia głównego radcy prawnego (i) nie można, w sposób bezpośredni ani pośredni, posiadać istotnego udziału finansowego (bez względu na to, czy w charakterze inwestora, pożyczkodawcy, właściciela, pracownika ani innym) u konkurencji, klienta czy dostawcy i (ii) należy unikać zaangażowania we wszelkie kontakty biznesowe z Velcro Companies, zarówno w trybie osobistym lub za pośrednictwem spółki lub podmiotu, w którym dana osoba posiada lub członek najbliższej rodziny posiada istotny udział finansowy (bez względu na to, czy w charakterze inwestora, pożyczkodawcy, właściciela, pracownika czy innym).

Powyższy zakaz nie ma zastosowania względem inwestycji pasywnych w fundusz powierniczy lub podobny środek inwestycyjny lub w mniej niż jeden (1%) kapitału akcyjnego spółki giełdowej. W przypadku wystąpienia albo nawet wrażenia wystąpienia jakiegokolwiek konfliktu interesów o charakterze biznesowym, finansowym lub osobistym, o ile nie zabrania tego obowiązujące prawo, należy niezwłocznie ujawnić je głównemu radcy prawnemu w celu dokonania weryfikacji. W niektórych przypadkach samo ujawnienie może być niewystarczające i Spółka może wymagać zaprzestania takiego postępowania lub odwrócenia podjętych czynności, o ile istnieje taka możliwość.

Ochrona własności intelektualnej:

Własność intelektualna Spółki należy do jej najbardziej wartościowych aktywów. Własność intelektualna obejmuje prawa autorskie, patenty, znaki towarowe, tajemnice handlowe, prawa do wzoru, logotypów, wiedzy oraz innych elementów niematerialnej własności przemysłowej lub handlowej. Spółka chroni i, o ile jest to właściwe, egzekwuje prawa własności intelektualnej. Spółka również szanuje własność intelektualną należącą do osób trzecich. Spółka realizuje politykę nienaruszania w sposób świadomy praw własności intelektualnej innych osób / podmiotów.

Własność intelektualna, którą tworzy pracownik na rzecz Spółki, należy do Spółki. Do „wytworu pracy” zalicza się inwencje, odkrycia, koncepcje, znaki towarowe, udoskonalenia, oprogramowanie, dzieła sztuki / dzieła graficzne oraz dzieła autorskie. Taki wytwór pracy stanowi własność Spółki (nie należy do osób fizycznych), jeśli jest utworzony lub opracowany, w całości lub w części, w czasie pracy w Spółce, w ramach obowiązków lub dzięki korzystaniu z zasobów lub informacji Spółki.

Ochrona naszej własności intelektualnej należy również do Twoich obowiązków. Jeśli starasz się przestrzegać zasad dotyczących informacji poufnych (poniżej), działanie to stanowi istotny aspekt ochrony. Ponadto należy poświęcić czas na zapoznanie się ze znakami towarowymi Velcro Companies oraz sposobów, w jaki mogą i powinni z nich korzystać nasi pracownicy i klienci, a w szczególności tego, co stanowi naruszenie praw do znaku towarowego. Informacje na ten temat można uzyskać w Departamencie Prawnym.

Ochrona informacji poufnych:

Jednym z najważniejszych aktywów Spółki są informacje poufne. Spółka dąży do ochrony wszystkich informacji poufnych dotyczących prowadzonej działalności oraz innych poufnych aktywów Spółki. Gdy pracownik dołącza do Spółki, zakłada się, że przyjmuje on odpowiedzialność za ochronę tajemnicy handlowej Spółki oraz za utrzymywanie informacji biznesowych w poufności, zarówno w trakcie trwania zatrudnienia, jak i po rozwiązaniu stosunku pracy. W toku wykonywania codziennych czynności, wielu pracowników posiada dostęp do określonych informacji, które trzeba traktować jako poufne w celu ochrony interesów i praw Spółki, poszczególnych pracowników i/lub osób trzecich, których one dotyczą. Przykłady informacji poufnych spółki obejmują opracowania nowych produktów, działania w zakresie badań i rozwoju, plany marketingowe, strategie wyceny, dane klientów, metody wytwarzania, architekturę produktu, maszyny i urządzenia, informacje finansowe oraz informacje dotyczące personelu, jak również wszelkie inne informacje niepodane do wiadomości publicznej, które mogą być przydatne konkurentom lub szkodliwe dla Spółki lub jej klientów w przypadku ich ujawnienia.

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do uważnego obchodzenia się z informacjami poufnymi Spółki. Jeśli w ramach prowadzonej działalności występuje potrzeba wysłania informacji poufnych poza Spółkę, nadawca jest odpowiedzialny za zapewnienie, że nastąpiło podpisanie umowy o zachowanie poufności z osobą lub podmiotem przyjmującym informacje, określające w zarysach ich wykorzystanie oraz prawa i obowiązki związane z ujawnianiem informacji. Należy rozeznać otoczenie w przypadku prowadzenia rozmowy przez telefon komórkowy lub w miejscu publicznym. Informacje poufne Spółki należy zabezpieczać w formie zarówno pisemnej, jak i elektronicznej lub w innym formacie. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących umowy o zachowanie poufności lub potrzeby takiej umowy, prosimy o kontakt z Departamentem Prawnym.

Zapewnienie bezpieczeństwa informacji poufnych klientów oraz odpowiedniego ich wykorzystania również stanowi najwyższy priorytet dla Spółki. Konieczne jest zabezpieczanie wszelkich informacji poufnych, które przekazują klienci lub osoby trzecie. Należy również zapewnić, aby takie informacje były wykorzystywane wyłącznie z powodów, dla których zostały zgromadzone, chyba, że dalsze wykorzystanie jest dozwolone przez prawo. Do informacji poufnych klientów lub osób trzecich zalicza się wszelkie informacje niepodane do wiadomości publicznej na temat konkretnego klienta/ osoby trzeciej, z uwzględnieniem takich pozycji jak imię i nazwisko/ nazwa, adres, numery telefonów, informacje finansowe, itp. Pracownicy nie powinni przyjmować informacji poufnych osób trzecich, chyba że wymaga tego zgodny z prawem cel prowadzonej działalności i jest to objęte pisemną umową określającą w zarysach wykorzystanie oraz prawa i obowiązki dotyczące ujawniania. Wszystkie informacje poufne w formie pisemnej lub elektronicznej na nośnikach pamięci (płyty CD, pen drive’y, itp.) należy odpowiednio przechowywać i utrzymywać w zamkniętych szafach na akta lub innych stosownych bezpiecznych lokalizacjach i miejscach przechowywania. Ponadto wymaga się zapewnienia odpowiedniej staranności przy usuwaniu informacji poufnych.

Ochrona aktywów i zasobów Spółki:

Aktywa Spółki stanowią zasoby do wykorzystywania wyłącznie do zgodnych z prawem celów Spółki w ramach prowadzonej działalności. Na aktywa składają się wartości niematerialne i prawne takie jak informacje poufne oraz środki trwałe takie jak budynki, maszyny i urządzenia, sprzęt biurowy, komputery, telefony i zapasy. Każdy pracownik odpowiada za bezpieczeństwo aktywów Spółki znajdujących się pod jego kontrolą oraz ochronę tychże aktywów przed utratą, kradzieżą lub niewłaściwym wykorzystywaniem. Proszę pamiętać, że te narzędzia stanowią mienie Spółki i należy z nich korzystać w sposób zgodny z „Kodeksem postępowania” oraz „Regulaminem komunikowania się pracowników Spółki”.

W określonych przypadkach, pracownikom wolno korzystać z mienia spółki takich jak komputery, telefony lub inne urządzenia elektroniczne do celów osobistych w ograniczonym zakresie. O ile obowiązujące prawo nie stanowi inaczej, nie należy oczekiwać zapewnienia prywatności w zakresie wszelkiej komunikacji w formie elektronicznej lub innej (z uwzględnieniem e-maili lub wiadomości), w którą angażuje się dana osoba, ani przy tworzeniu, przeglądaniu, uzyskiwaniu dostępu, otrzymywaniu lub przechowywaniu w systemach, urządzeniach lub sieci Spółki. Spółka może również dokonywać kontroli zawartości znajdującej się w przestrzeni roboczej, na opakowaniach, pudłach, rzeczach osobistych (np. torebkach, teczkach), szafkach, meblach biurowych (np. szafkach na akta i biurkach), sprzęcie elektronicznym i urządzeniach do przechowywania (np. komputerach, telefonach komórkowych i tabletach) oraz pojazdach Spółki do celów związanych z prowadzoną działalnością i z przyczyn bezpieczeństwa.

Utrzymywanie dokładnej ewidencji i środków kontroli księgowej:

Dokładna i rzetelna ewidencja ma znaczenie kluczowe dla działalności spółki. Spółka dąży do prowadzenia dokładnej ewidencji i sprawozdań w celu zapewniania wdrażania zgodnych zasadami prawa i etyki praktyk biznesowych oraz zapobiegania nieuczciwym działaniom. Pracownik zobowiązany jest posiadać rozeznanie co do tego, jak dokładnie sporządzać całą ewidencję oraz realizować wszystkie procedury wymagane na danym stanowisku. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących tego rodzaju wymagań koniecznie zwracaj się do swojego bezpośredniego przełożonego.

Ewidencja Spółki obejmuje informacje dotyczące rezerwacji, listę płac, karty czasu pracy, raporty z delegacji i wydatków, e-maile, dane księgowe i finansowe, ewidencję pomiarów i wyników, pliki z danymi elektronicznymi oraz wszelką inną ewidencję prowadzoną w toku normalnej działalności. Całość ewidencji spółki winna być kompletna, dokładna oraz wiarygodna we wszystkich istotnych aspektach. Nigdy nie istnieją powody do dokonywania nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd wpisów. Nieujawnione lub niezewidencjonowane środki finansowe, płatności lub rachunki są niezgodne z praktykami biznesowymi i są zakazane.

W zakresie Twojej odpowiedzialności jako pracownika Spółki leży dokonywanie otwartych i pełnych ujawnień oraz prowadzenie pełnej współpracy z księgowymi zewnętrznymi w związku z jakimkolwiek audytem lub kontrolą sprawozdań finansowych Spółki. W przypadku, gdy żywisz przekonanie, że dowolne księgi lub ewidencja Spółki są prowadzone w sposób niedokładny lub niepełny w istotnym zakresie, wymaganie jest niezwłoczne zgłoszenie tego faktu swojemu przełożonemu, prezesowi ds. finansowych [ang. Chief Financial Officer,] lub głównemu radcy prawnemu.

Zarządzanie ewidencją:

Ewidencja działalności Velcro Companies stanowi jej pamięć korporacyjną, stanowiąc ewidencję działań i decyzji oraz zawierając dane i informacje o znaczeniu krytycznym dla kontynuacji działalności Spółki. Na ewidencję składają się wszelkie formy informacji tworzonych lub otrzymywanych przez Spółkę, zarówno w formie oryginałów lub kopii, bez względu na nośniki, na których zostały zapisane. Całość ewidencji stanowi własność Spółki. Wszyscy pracownicy ponoszą odpowiedzialność za odpowiednie oznaczanie i staranne obchodzenie się z informacjami o charakterze poufnym, wrażliwym i wewnętrznym oraz zabezpieczenia ich, gdy nie są wykorzystywane. W każdym przypadku pozyskania wiedzy, że dowolnego rodzaju dokumenty mogą być potrzebne w związku z pozwem lub dochodzeniem rządowym, należy bezzwłocznie powiadomić Departament Prawny, zabezpieczyć wszelkie ewentualnie istotne dokumenty oraz w trybie natychmiastowym zawiesić zwykłe usuwanie jakichkolwiek dokumentów dotyczących tematów dochodzenia lub sprawy sądowej. W przypadku braku pewności, czy należy zachować określone dokumenty, należy skontaktować się z Departamentem Prawnym.

Uczciwe pozyskiwanie wywiadu konkurencyjnego:

We wszystkich poczynaniach w ramach prowadzonej działalności Velcro Companies będzie konkurować w sposób uczciwy, energiczny i szczery zgodnie z zasadami standardów etycznych oraz w zakresie obowiązujących przepisów. Pracownicy mogą, w toku normalnej działalności, pozyskiwać informacje na temat innych spółek, nie mogą jednak uzyskiwać informacji przy pomocy jakichkolwiek niewłaściwych środków. Spółka nie zatrudnia pracowników konkurentów czyniąc z tego sposób pozyskiwania informacji poufnych drugiej strony. Różne przepisy nakładają kary za szpiegostwo przemysłowe i kradzież, z uwzględnieniem kar wynikających z prawa karnego dla osób i korporacji, które wykradają tajemnice handlowe lub świadomie przyjmują lub znajdują się w posiadaniu skradzionych tajemnic handlowych.

Pracownicy nigdy nie powinni zachęcać aktualnego ani byłego pracownika konkurencji do ujawniania informacji poufnych na temat działalności swojego pracodawcy. W przypadku oferty podania informacji na temat konkurencji pracownicy powinni dowiedzieć się, czy mają one charakter poufny i odmawiać przyjmowania takich informacji poufnych.

Legalne źródła informacji konkurencyjnych obejmują informacje dostępne publicznie, takie jak grupy dyskusyjne [ang. news accounts], badania branżowe, ekspozycje konkurentów na konferencjach i pokazach branżowych oraz informacje dostępne publicznie w Internecie. Pracownicy mogą pozyskiwać informacje konkurencyjne poprzez uzyskanie licencji na korzystanie z informacji lub rzeczywisty zakup prawa własności do informacji. W przypadku pracy z konsultantami, handlowcami i innymi partnerami, pracownicy muszą upewnić się, że osoby te rozumieją i przestrzegają regulaminu Spółki w zakresie zbierania informacji konkurencyjnych.

Posiłki, upominki i rozrywka:

O ile udogodnienia takie jak zasadne posiłki i/lub rozrywki mogą być właściwe, jako środek wyrażenia dobrej woli i zaufania w relacjach biznesowych, każdy pracownik jest zobowiązany do unikania sytuacji, które mogą wpływać lub sprawiać wrażenie wpływania na jego zdolności do działania w najlepszym interesie Spółki lub obejmują nieetyczne lub niezgodne z prawem zachowanie. Podobnie w celu zachowania zgodności z postanowieniami tego regulaminu, pracownikom nie wolno przyjmować niczego wartościowego od stron, z którymi Spółka posiada rzeczywisty lub potencjalny związek w ramach prowadzonej działalności, z uwzględnieniem rzeczywistych lub potencjalnych klientów, dostawców, handlowców lub wykonawców (lub członków rodziny wyżej wymienionych) (zwanych łącznie „stronami zewnętrznymi”) w okolicznościach, w których pracownik może się czuć zobligowany lub zachęcony do „odpłacenia się” darczyńcy oficjalnym zleceniem. W żadnych okolicznościach nie należy wręczać niczego wartościowego stronom zewnętrznym w sytuacjach, w której mogłyby one zasadnie poczuć się zobligowane lub zachęcone do „odpłacenia się” Spółce zleceniem. Poniższe, konkretne reguły zostały określona celem zapewnienia wsparcia w zajmowaniu się takimi sprawami:

Otrzymywanie:

• Nie należy prosić o upominki, rozrywkę, posiłki lub przysługi od stron zewnętrznych ani ich pozyskiwać.
• Nie należy przyjmować podróży ani/lub noclegów opłacanych przez stronę zewnętrzną, chyba że taka podróż i pobyt są konieczne do prowadzenia działalności Spółki, a przełożony wstępnie zatwierdził ustalenie w formie pisemnej po zweryfikowaniu konkretnych informacji.
• Posiłki i/lub rozrywkę można przyjmować, jeśli występuje się w roli gościa goszczącej strony zewnętrznej, a posiłki lub rozrywka wiążą się ze zgodnym z prawem celem biznesowym, mają rozsądny wymiar i mają charakter sporadyczny.
• Nie można przyjmować upominków i przysług od stron zewnętrznych (np. przedmioty o wartości wyższej od nominalnej, które nie są zgodne z wyżej wymienionymi warunkami dotyczącymi posiłków i/lub rozrywki) bez uprzedniego zatwierdzenia ze strony głównego radcy prawnego.
• Nigdy nie wolno przyjmować upominków w formie gotówki. Każdą ofertę upominku w formie gotówki należy bezzwłocznie zgłaszać do Departamentu Prawnego.

Wręczanie:

• Stronom zewnętrznym można zapewniać posiłki, rozrywkę i/lub upominki tylko, jeśli służą one zgodnemu z prawem celowi biznesowemu, mają rozsądny wymiar i są zgodne z obowiązującymi przepisami, pojawiają się sporadycznie i odpowiadają postanowieniom regulaminów dotyczących wydatków/ podróży służbowych Spółki. Ponadto wszelkie upominki winny być skromne w aspekcie swojej wartości oraz, o ile istnieje taka możliwość, opatrzone logotypem Velcro Companies.
• Nigdy nie wolno wręczać upominków w formie gotówki.
• Nie należy zapewniać upominków, posiłków, przysług ani rozrywki jakiejkolwiek wartości urzędnikom lub pracownikom rządowym ani na ich rzecz.

Przestrzeganie prawa:

Spółka realizuje politykę przestrzegania litery i ducha obowiązujących przepisów. Velcro Companies stara się być odpowiedzialnym obywatelem korporacyjnym w każdej społeczności, w której działa.

Działanie w duchu odpowiedzialności społecznej:

Velcro Companies z dumą występuje jako spółka, która działa w sposób uczciwy, dokonuje dobrych wyborów i stara się robić właściwe rzeczy w każdym aspekcie swojej działalności. Spółka nieustannie stawia wyzwania swoim pracownikom, aby definiowali, co oznacza termin „odpowiedzialna spółka” w ramach gospodarki światowej w obecnych czasach i dąży do przełożenia tej definicji na postępowanie i doskonalenia dokonywane w Spółce. Spółka stara się dostosować wysiłki społeczne i środowiskowe do celów prowadzonej działalności i nieustannie opracowuje wymierne dane jakościowe i ilościowe, aby oceniać postępy.

Ochrona praw człowieka:

Velcro Companies dąży do dochowywania fundamentalnych praw człowieka i żywi przekonanie, że wszystkie istoty ludzkie na całym świecie należy traktować w sposób godny, sprawiedliwy i pełen szacunku.

Ochrona zasobów naturalnych:

Velcro Companies dąży do prowadzenia działalności w sposób odpowiedzialny w wymiarze ochrony środowiska. Spółka popiera zrównoważone podejście w dziedzinach takich jak gospodarka energetyczna, wodna i gospodarka odpadami. Spółka opracowała inicjatywy wewnętrzne służące zachowywaniu zasobów naturalnych, generowaniu mniejszej ilości odpadów w ramach prowadzonych operacji, zużywania mniejszej ilości energii oraz które są bezpieczne w wymiarze ekonomicznym.

Zakaz pracy przymusowej:

Velcro Companies zapewnia, że żaden pracownik nie będzie przymuszany do świadczenia pracy wbrew swojej woli. Pracownicy nie będą poddawani pracy wymuszonej, noszącej znamiona oszustwa, przymusowej, obowiązkowej, niewolniczej, noszącej znamiona niewolnictwa / poddaństwa lub w warunkach więzienia w żadnej formie. Wszyscy pracownicy wykonują pracę dobrowolnie oraz mają swobodę rozwiązania stosunku pracy w dowolnym momencie, za odpowiednim wypowiedzeniem, bez ponoszenia kar.

Dobro dzieci w naszej społeczności:

Velcro Companies dąży do zapewniania dobra wszystkich dzieci. Spółka przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących minimalnych wymogów dotyczących wieku oraz standardów dotyczących pracy. Velcro Companies surowo zabrania wykorzystywania zniewolenia dzieci, handlu dziećmi oraz wszelkich działań niezgodnych z prawem (które zagrażają dobrostanowi dowolnego dziecka w wymiarze fizycznym, psychicznym i emocjonalnym) w ramach operacji biznesowych i łańcucha dostaw. Nasz priorytet to bezpieczeństwo, zdrowie, dobrostan i możliwości kształcenia naszej młodzieży i zdecydowanie dążymy do zapewnienia dobra dzieci w naszej społeczności.

Przestrzeganie przepisów antymonopolowych:

Velcro Companies dąży do prowadzenia uczciwych praktyk biznesowych oraz przestrzegania wszystkich przepisów antymonopolowych. Przepisy antymonopolowe lub dotyczące „konkurencji” istnieją w większości krajów, w których prowadzi działalność. Mają na celu zapewnienie funkcjonowania rynku w sposób konkurencyjny i skuteczny. Te przepisy ogólnie nakładają zakaz „ograniczania handlu”, które zwykle łączą się z określonym zachowaniem prowadzonym lub kierowanym do konkurentów, klientów lub dostawców, które wpływają niekorzystnie na konkurencję na rynku.

Należy zachowywać szczególną ostrożność w przypadku interakcji z dowolnymi pracownikami lub przedstawicielami konkurentów Spółki lub w kontaktach z jej dystrybutorami. Należy zachować wyjątkową ostrożność, aby unikać rozmów dotyczących konkretnych klientów, perspektyw, wyceny lub innych warunków biznesowych dotyczących konkurentów, w szczególności podczas spotkań stowarzyszeń branżowych lub podczas innych imprez branżowych lub handlowych, podczas których może dochodzić do kontaktów między konkurentami. W przypadku dystrybutorów ważne jest to, aby mieć na uwadze, że chociaż możemy sugerować cenę dla użytkownika końcowego, z bardzo niewieloma wyjątkami, nie powinniśmy próbować kontrolowania ceny, za którą nasi dystrybutorzy odsprzedają nasze wyroby.

Przepisy antymonopolowe mogą być złożone, a niniejszy „Kodeks postępowania” nie pełni roli wyczerpującego przeglądu prawa w tym zakresie i nie zastępuje specjalistycznej porady. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących legalności praktyk lub zachowania w świetle przepisów antymonopolowych i dotyczących konkurencji należy skontaktować się z przełożonym lub Departamentem Prawnym.

Przestrzeganie przepisów dotyczących reklamy i ochrony konsumentów:

Spółka odpowiada za odpowiednie przedstawianie Spółki i jej produktów w materiałach marketingowych, reklamowych i sprzedażowych. Wiadomości celowo wprowadzające w błąd, pominięcia istotnych faktów lub nieprawdziwe stwierdzenia dotyczące produktów, osób, konkurentów Velcro Companies lub ich produktów, usług lub pracowników jest niezgodne z wartościami Spółki i jest surowo wzbronione.

Przestrzeganie przepisów dotyczących przeciwdziałania wręczaniu / przyjmowaniu korzyści majątkowych/ przepisów antykorupcyjnych

W prawie każdym kraju na świecie obowiązują przepisy zabraniające wręczania/ przyjmowania korzyści majątkowych, „łapówek” oraz innych niestosownych płatności. Velcro Companies nie angażuje się, nie toleruje ani nie zezwala na wręczanie/ przyjmowanie korzyści majątkowych, korupcję lub podobne nieetyczne praktyki biznesowe. Oznacza to, między innymi, że wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania globalnych przepisów przeciwdziałających wręczaniu / przyjmowaniu korzyści majątkowych i przepisów antykorupcyjnych, z uwzględnieniem amerykańskiej ustawy o przeciwdziałaniu zagranicznym praktykom korupcyjnym [ang. U.S. Foreign Corrupt Practices Act („FCPA”)] oraz brytyjskiej ustawy o przeciwdziałaniu wręczaniu / przyjmowaniu korzyści majątkowych [ang. U.K. Bribery Act] we wszystkich poczynaniach w ramach prowadzonej działalności na całym świecie (bez względu na lokalizację). Żaden pracownik, osoba funkcyjna, przedstawiciel Spółki ani niezależny wykonawca występujący w imieniu Spółki, nie może nikomu oferować ani przekazywać korzyści majątkowych ani innych niestosownych świadczeń w celu pozyskania zlecenia ani innej nieuczciwej przewagi. Korzyść majątkową / „łapówkę” definiuje się jako bezpośrednie lub pośrednie oferowanie lub wręczanie czegoś wartościowego (np. upominków, pieniędzy lub obietnic), w celu uzyskania wpływu lub spowodowania działania lub uzyskaniu niewłaściwej przewag albo co mogłoby sprawiać wrażenie uzyskania niewłaściwej przewagi. Ustawa FCPA ma zasadniczo zastosowanie względem korzyści majątkowych oferowanych urzędnikom państwowym i może być trudna do zinterpretowania w krajach, w których tacy urzędnicy sprawują również stanowiska w podmiotach prowadzących działalność gospodarczą. Większość innych przepisów związanych z przeciwdziałaniem wręczaniu / przyjmowaniu korzyści majątkowych również zabrania wszelkich form takiego działania bez względu na cel.

Przestrzeganie przepisów dotyczących importu i eksportu:

W wielu krajach, w których Spółka działa, obowiązuje prawo i przepisy importowe i eksportowe. Przepisy te ograniczają przesyłanie, wywóz i sprzedaż produktów lub danych technicznych do pewnych wskazanych krajów oraz osób i z takich krajów i od takich osób, jak również re-eksport takich określonych pozycji z jednego kraju do innego. Jeśli Twoje stanowisko łączy się z wwozem i wywozem towarów i danych podlegających kontroli eksportu, ponosisz odpowiedzialność za znajomość i przestrzeganie tych praw.

Prowadzenie interesów z pewnymi krajami może doprowadzić do nałożenia sankcji gospodarczych. Przepisy wielu krajów również zakazują transakcji z określonymi osobami lub podmiotami, które naruszyły przepisy dotyczących eksportu lub co do których panuje przekonanie, że stwarzają zagrożenie dla bezpieczeństwa narodowego. Jeśli Ty lub dowolny podmiot reprezentujący Spółkę rozważają prowadzenie interesów w kraju, na który mogą być nałożone sankcje, należy skontaktować się z Departamentem Prawnym przed podjęciem jakiegokolwiek działania lub pozwoleniem przedstawicielowi na podjęcie jakiegokolwiek działania w imieniu Spółki. Ponadto, Spółka jest zobowiązana przeprowadzić badanie sytuacji prawno-ekonomicznej [ang. due diligence] przed zawarciem jakiejkolwiek transakcji, która może obejmować element międzynarodowy, w celu stwierdzenia, czy występują jakieś obowiązujące sankcje. Naruszenia tych przepisów mogą doprowadzić do znacznych kar, jak również spowodować personalne zarzuty o charakterze karnym wobec zaangażowanych osobom, zatem w tej dziedzinie należy zachować ostrożność.

Współpraca z organami regulacyjnymi:

Spółka musi wykazać czujność w zakresie wypełniania obowiązków przestrzegania stosownych ustaw i przepisów. Krytyczne znaczenie mają właściwe postępowanie i uczciwość w kontaktach ze wszystkimi przedstawicielami organów rządowych i organów ścigania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do pełnej współpracy w przypadku zasadnych wniosków i żądań organów rządowych w zakresie udostępniana informacji zgodnie z obowiązującym prawem.

To oznacza:

• że w dowolnej sytuacji, gdy kontaktuje się z Tobą dowolny przedstawiciel organów rządowych lub regulacyjnych, zwracając się o podanie informacji, należy bezzwłocznie poinformować o tym przełożonego. Twój przełożony podejmie stosowne działanie lub skontaktuje się z właściwym departamentem w celu uzyskania wskazówek.
• Jeśli stosownie zidentyfikowany przedstawiciel organów rządowych stara się przeprowadzić kontrolę obiektu Spółki lub ewidencji Spółki, należy poprosić go o to, by poczekał, a Ty powinieneś skontaktować się ze swoim bezpośrednim przełożonym, członkiem kadry kierowniczej lub Departamentem Prawnym. Jeśli dana osoba nie będzie chciała czekać, NIE NALEŻY powstrzymywać jej przed wejściem do obiektu, niemniej należy skontaktować się ze swoim przełożonym, członkiem kadry kierowniczej lub Departamentem Prawnym.
• Nigdy nie należy przekazywać informacji nieprawdziwych ani wprowadzających w błąd żadnemu urzędnikowi państwowemu lub przedstawicielowi [takich organów] ani niszczyć ewidencji istotnej dla dochodzenia. Podobnie nigdy nie należy nakazywać zrobienia tego ani zachęcać do tego żadnego innego pracownika.

Przekazywanie datków na cele polityczne:

Można wspierać proces polityczny poprzez wkłady osobiste lub poprzez działania o charakterze wolontariatu w czasie prywatnym na rzecz wybranych kandydatów lub organizacji. Takich działań nie wolno jednak prowadzić w czasie pracy Spółki i nie mogą one opierać się na korzystaniu z zasobów Spółki takich jak telefony, komputery lub materiały. Nie wolno wnosić datków na cele polityczne ani składać podobnych zobowiązać w imieniu Spółki.

Spółka zachęca wszystkich pracowników do uczestnictwa w głosowaniach oraz aktywnego uczestnictwa w procesach politycznych. Niemniej, spółka nakłada następujące ograniczenia:

• Fundusze Spółki nie mogą stanowić darowizny na rzecz jakiejkolwiek partii, kandydata ani kampanii politycznej.
• Mienie lub czas pracy Spółki nie mogą być wykorzystywane do pomocy jakiejkolwiek partii, kandydatowi lub kampanii politycznej.
• Pracownicy nie mogą uzyskiwać zwrotów [kosztów] z tytułu osobistej aktywności politycznej.
• Żaden pracownik nie może promować swoich własnych poglądów ani przekonań politycznych (z uwzględnieniem zamieszczania lub propagowania powiadomień lub innych materiałów) na terenie Spółki lub w jej otoczeniu
• Pracownicy nie mogą wskazywać ani sugerować, że wypowiadają się w imieniu Spółki, ani, że Spółka popiera ich poglądy.

Wnoszenie darowizn na cele charytatywne:

Velcro Companies wspiera rozwój społeczności na całym świecie. Pracownicy Spółki mogą przyłączać się do tego wsparcia lub mogą oni podejmować decyzje o wspieraniu organizacji według własnego wyboru. Niemniej nie można wykorzystywać zasobów Spółki celem osobistego wspierania instytucji charytatywnych lub innych instytucji non-profit. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących dozwolonego wykorzystania zasobów Spółki prosimy o kontakt z Departamentem Prawnym.

Celem Velcro Companies jest to, by każdy z nas, będąc jej pracownikiem, działał według najwyższych możliwych standardów. Prowadzenie Spółki w sposób, który przyjmuje postępowanie zgodne z zasadami prawa i etyki we wszystkich czynnościach w ramach działalności gospodarczej, działa na korzyść każdej osoby. Żywimy nadzieję, że wytyczne i procedury przestawione w niniejszym Kodeksie zapewniają czytelne zrozumienie naszych zobowiązań, czyniąc bardziej prawdopodobnym osiągnięcie naszego celu w postaci działania zgodnie z najwyższymi, możliwymi standardami.